Курьерская доставка/Грузоперевозки/Экспресс-почта

                  Курьер всегда приходит вовремя!               

E-mail:  Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

+7(812) 339-45-54 (многоканальный)

Menu

 

Причин, которые порождают дефицит времени много: отсутствие выстроенной системы управления, неумение делегировать полномочия и распределять имеющиеся ресурсы, нагромождение работ, переутомление и бесплановость работы.

Сегодня поговорим о том, как высвободить время для того, чтобы эффективнее использовать собственные способности и ресурсы.

Наиболее важным пунктом в этой части является отсутствие у менеджера выстроенной системы управления, рационального делегирования полномочий и, конечно же, умелого использования имеющихся ресурсов.

Конечно же многое зависит от той системы, которая создана в компании (учреждении в целом). Но, как показывает практика, основную роль в части построения эффективной работы подразделения все же принадлежит Менеджеру - руководителю подразделения.

Перейдем к конкретным пунктам, которые ПОЗВОЛЯТ ВАМ ВЫСВОБОДИТЬ ВАШИ РЕСУРСЫ И НАЧАТЬ ДЫШАТЬ ПОЛНОЙ ГРУДЬЮ!

1. Выпишите себе ресурсы, которые Вы имеете. Например, штатное расписание своего департамента (отдела).

2. Составьте перечень документов и информации, которые являются основой для организациии работы Вашего департамента (отдела).

Сгруппируйте все документы и информацию по источникам поступления, включая информацию, которая поступает по телефону, а также исполнителям, которые принимают эту информацию (не забудьте про себя любимого!).

3. Составьте перечень документов (информации), которые являются для Вашего департамента (отдела) обязательными отчетными документами или документами, которые являются исходными данными для работы других подразделений компании (учреждения) и документов, необходимых Вашим Контрагентам. Аналогично пункту 2 проставьте порядок и способы передачи этой отчетной информации (документов).

4. Далее, разделите все потоки данных, с которыми Вы работаете, на составляющие:

а) Потоки, которые могут передаваться (коммуницироваться) только посредством электронных средств (электронная почта, программы и системы учте, факсимильная и др. виды электронной связи;
б) Потоки, для работы с которыми только телефонная связь, и поймите, на сколько в каждом случае она является обязательной;

в) Потоки, которые могут (должны) передаваться исключительно на бумажных носителях. Курьерская служба и время-15. Проведите встречу с Вашими коллегами из взаимодействующих департаментов и отделов и предложите им унификацию работы с информацией в части того, чтобы свести работу с информацией в пределах одного потока в зависимости от содержания этой работы; 6. Рассмотрите с Вашими коллегами-руководителями из других департаментов (отделов) порядок работы с документами на бумажных носителях (Договора, бухгалтерская первичная документация по работе с Контрагентами, Ведомости взаиморасчетов, Счета с актами оказанных услуг, письма деловой переписки, служебные записки, Акты списания и пр.). Выработайте предложения и внесите на рассмотрение руководству предложение по : а) переносу всего внутреннего документооборота компании в электронную систему документооборота (например, Directum или Docs Vision; б) выносу на аутсорсинг доставка документов деловой переписки с внешними контрагентами и удаленными подразделениями (складами, базами хранения, магазинами и т.п.). Эти вопросы в настоящее время эффективно решают курьерские службы.

Мало кто задумывается (а может задумывается, но не принимает шагов к разрешению ситуации) над тем, что Компания зачастую нанимает высококвалифицированного TOP-менеджера для решения жизненно-важных для развития Компании вопросов. А на практике получается, что львиную долю своего рабочего времени этот дорогостоящий сотрудник тратит на то, чтобы самому организовывать деловую переписку, как внутри компании (между подразделениями), так и с Контрагентами.
Часто в мнимой погоне за экономией расходов, руководство компании создает условия низкого функционирования команды менеджеров.

Между тем, курьерская служба сочетает в себе оперативность передачи документов (писем, бандеролей, корреспонденции, посылок, товаров) с экономичностью затрат на их привлечение. Стоимость курьерской доставкиодного почтового отправления по Санкт-Петербургу составляет 200-300 рублей. При этом, Компании нет необходимости иметь в штате своих сотрудников, которым обязательно оплачивать больничные листы, отпуска и пр. Также нет необходимости создавать парк собственной техники, который требует регулярного техосмотра, обслуживания, ремонта, затрат на бензин, тенические жидкости и страхование.

8. По окончании работы по оптимизации распределения потоков информации по каналам, проанализируйте повторно долю своего участия в процессах и сделайте над собой усилие -  ДЕЛЕГИРУЙТЕ ПО МАКСИМУМУ ПОЛУЧЕНИЕ ВХОДЯЩЕЙ И ОТПРАВКУ ИСХОДЯЩЕЙ ИНФОРМАЦИИ НА УРОВНЕ, ТРЕБУЮЩЕМ МИНИМАЛЬНОГО УЧАСТИЯ С ВАШЕЙ СТОРОНЫ.

Курьерская служба и управление временемКак результат - полноценная работа команды, в которой Вы - высокоэффективный менеджер! В следующих статьях мы вернемся к теме построения оптимальных информационных потоков, обеспечивающих нормальные условия работы менеджерам-руководителям.

Go to top Яндекс.Метрика