Разберём на примере.

Появилась задача от своих подразделений подобрать компанию для выполнения задач по доставке грузов по Санкт-Петербургу или Москве.

Задача могла возникнуть и по другой причине. Закупщик постоянно находится в стрессе, ведя регулярный поиск перевозчиков для доставки грузов. Грузы разные по весу и объему, нужна срочная доставка, получение товаров возможно только по доверенности. У одного перевозчика есть большие машины, но нет маленьких, то наоборот. Тарифы всё время получаются высокие, так как каждый заказ выполняют разные перевозчики.

И вот, опираясь на свой опыт, менеджер по закупкам выполнит следующие действия:

• Составит перечень требуемых услуг, которые приходится постоянно заказывать для нужд компании;
• Промониторит свою почту и составит список компаний, которые ранее предлагали услуги доставки грузов по Санкт-Петербургу или Москве. Желательно, чтобы было 3-4 компании;
• Затем он проверит оказывают ли эти компании требуемые услуги. Для этого менеджер изучит сайты этих компаний, выпишет услуги и их стоимость;
• Ознакомится с кейсами, описанными на сайте, и отзывами клиентов;
• Оценит опыт компании, в том числе проверит срок её работы на рынке;
• Обязательно сделает звонок в компанию, чтобы проверить общую адекватность и способность понимать стоящую перед закупщиком задачу.

С учетом опыта и многозадачности на поиск компании-перевозчика менеджер по закупкам потратит до 30 минут (если это опытный менеджер) и до часа-двух, если он работает в сфере закупок недавно.

Чтобы предложение было максимально приближено к требованиям компании, менеджер по закупкам укажет:

• Наименование компании (менеджеры продаж любой компании при обезличенном запросе, или направят запрос на уточнение, что будет потерей времени, либо «сбросят» «дежурное» предложение). Это знак проявления уважения к потенциальным поставщикам. Желательно также указать сайт компании;
• Что необходимо доставлять, ориентировочные вес и объем (размеры) грузов. Если грузы бывают лёгкие/ тяжелые, объемные/ небольшие, то правильно указать минимальные и максимальные значения. Тогда вы получите развернутое предложение, предполагающее привлечение по каждому размеру груза максимально выгодного для вашей компании транспорта;
• Срочность перевозки грузов. Это ведь один из самых важных показателей. Срочность груза бывает: «день в день», «на следующий день». Следует понимать, что чем срочнее требуется доставка, тем она дороже;
• Укажет географию доставки: внутригородская (по Санкт-Петербургу или по Москве), междугородняя (например, из Москвы в Санкт-Петербург) и т.п.;
• Место (адрес) погрузки/ выгрузки. Адрес один или несколько адресов. Требуется ли доставка в область;
• Частоту заказа услуг. Многие недооценивают этот пункт. Это реальная возможность экономить. Чем больше заказов, тем ниже тариф;
• Укажет необходимые дополнительные услуги, такие как: а) получение груза у поставщиков по доверенности; б) доставка и сдача груза с оформлением УПД; в) погрузочно-разгрузочные работы.

С получением предложений Закупщик «сведет» их в единую таблицу. Каждому показателю он присвоит определенный вес. Кроме того, показатели будут иметь оценочную шкалу. Из практики – от 1 до 10. Также менеджер внесет в таблицу субъективные показатели, такие как: адекватность общения (способность точно давать ответы на запрашиваемую информацию), условия взаиморасчетов, сколько лет на рынке и пр.

В результате проделанной работы менеджер получит фактически тендерную таблицу, где каждый претендент получит место по 5-бальной шкале. В случае, если равное количество баллов получит не один претендент, приоритет будет отдан наименьшей цене услуг.

Закупщик выделит 2 компании и направит им запрос на представление Договора услуг. По итогам рассмотрения Договоров и будет сделан выбор компании, с которой договор и будет заключен.