При организации грузоперевозок большое значение имеет правильный документооборот. Он должен вестись с соблюдением требований законодательства и внутренних правил транспортной компании. Ниже рассмотрим, какие документы нужны для доставки груза автомобильным транспортом, какие бумаги потребуются в пути, а какие – в пункте назначения.

Обязательный перечень документов для большинства видов продукции/ товара сравнительно небольшой. В него входит:

• УПД (универсальный передаточный документ). Он составляется на каждый отдельный товар в составе общего груза группу (партию) товара, подлежащую отгрузке Покупателю;
• Транспортная накладная;
• договор между грузоотправителем/грузополучателем и транспортной компанией, которая осуществляет перевозку;
• путевой лист;
• водительское удостоверение соответствующей категории.

Указанные документы требуются в любом случае, вне зависимости от характера или категории груза. Кроме того, необходимо, чтобы водитель был вписан в доверенность или другое разрешение, которое дает ему право управлять данным транспортным средством.

Разберем подробнее, как нужно заполнять документы, чтобы грузоперевозка проходила по всем правилам и соответствовала нормам законодательства. Начнем с путевого листа. Этот документ оформляет транспортная компания, которой принадлежит автомобиль. В нем указывается следующая информация:

• тип транспортного средства, марка, модель и регистрационный номер;
• полное название организации, занимающейся доставкой товара;
• дата заключения договора с транспортной компанией;
• номер УПД;

• число и время прохождения водителем медицинского осмотра;
• показания спидометра автомобиля на начало поездки;
• расходы горюче-смазочных материалов, заложенные на весь маршрут.

Путевой лист выписывается не более чем на 1 месяц. На нем обязательно должен быть отрывной талон и проставлены все необходимые печати.

Помимо водительского удостоверения соответствующей категории, лицу, которое будет управлять транспортным средством, желательно иметь при себе копию трудового договора. Он является подтверждением, что водитель на законных основаниях выполняет работу, порученную нанимателем. Если в автомобиле также будет ехать экспедитор, то ему также стоит брать с собой документы, подтверждающие трудоустройство. Также в машине должен быть обязательных комплект документов на транспортное средство. Речь идет про ПТС, талон о прохождении техосмотра, страховой полис ОСАГО.

Документы на груз

Одними из обязательных документов, без которых запрещено перемещать любые коммерческие грузы, являются – УПД и Транспортная накладная. Первый отвечает за факт совершения сделки между продавцом и покупателем товара. Данная информация будет основанием для списания продукции со склада отправителя и ее внесения в базу получателя. Также она необходима для перечисления денег за услуги.

Важно, чтобы все поля, для которых есть информация, были заполнены. Пустые строчки желательно зачеркнуть. Если в автомобиле перевозятся грузы для нескольких клиентов, то на каждый из них следует оформить отдельную накладную. Всего необходимо распечатать 2 экземпляра УПД и 4 экземпляра ТН, поставить на них подписи и печати. Один из них остается у грузоотправителя и используется в качестве юридического основания для списания товаров со склада. После заполнения накладной можно начинать погрузку товара. Если в процессе загрузки повреждается упаковка или возникают другие непредвиденные ситуации, это вписывается в ТН и заверяется отправителем.

Остальные три экземпляра подписываются водителем и вместе с ним отправляются к получателю груза. по прибытии продукции на место назначения, покупатель получает один экземпляр ТН. Если при перевозке произошло повреждение груза или упаковки, составляется соответствующий акт, ставится отметка в накладной. Если же при доставке никаких проблем не было, то грузополучатель ставит на ТН свои подписи и печати, после чего два оставшихся экземпляра возвращаются водителю.

Для большинства стандартных грузов достаточно оформить товарно-транспортную накладную. Но для некоторых видов продукции потребуется дополнительные документы. Примеры:

• ветеринарный паспорт. Он необходим в случае перевозки живых животных – крупного рогатого скота, лошадей, собак и пр. В паспорте должны быть отметки о профилактических осмотрах, ветеринарной регистрации, вакцинациях и перенесенных заболеваниях;
• сертификат качества продукции. Его нужно оформлять для законного перемещения любых подконтрольных продуктов питания, детских и некоторых других товаров;
• специальные лицензии. Они необходимы для транспортировки опасных грузов, спиртосодержащей продукции, негабаритных конструкций и других особых случаев.

Ответственность за отсутствие требуемых документов

Относительно недавно Министерство транспорта РФ приняло постановление, которое серьезно ужесточает ответственность за перевозку груза без необходимого комплекта документов. Причем штраф может накладываться не только на организацию, но также на исполнителей и должностных лиц. Нормами законодательства предусмотрены различные штрафные санкции. Например, при отсутствии ТТН, грузовой накладной или заказ-наряда – штраф 1500 рублей. Для должностных лиц эта сумма может составлять до 20 000 рублей, а для организаций – до 250 000 рублей. Если доставлять партию продукции без сопроводительных документов, то можно не только получить штраф, но и лишиться права управления транспортными средствами. Поэтому при каждой грузоперевозке следует очень внимательно проверять наличие всех необходимых бумаг и корректность их заполнения.